CONTPAQi® Colabora

¿Cómo comenzar?

Es necesario que el correo que utilizarás para crear empresas para la interfaz con Colabora, pertenezca al dueño o sea el correo corporativo de la empresa, ya que al enlazar la empresa de Nóminas con Colabora, este correo será el propietario de la información de la empresa en la nube, por tal motivo es de vital importancia que este primer paso lo realices con el usuario SUPERVISOR de Nóminas y utilizando el correo corporativo de la empresa, o el correo del dueño de la empresa.

Ya que tienes a la mano el dato del correo, puedes comenzar.

1. Ingresa con el usuario SUPERVISOR de CONTPAQi® Nóminas, haz clic en el botón Conexión en línea con COLABORA, disponible desde la barra de Herramientas del sistema. Se abrirá una ventana con una página web para que coloques tu usuario y contraseña de ingreso a Colabora.

2. Si el correo de la empresa o del dueño de la empresa ya lo tienes previamente registrado en CONTPAQi® Nube, captura tu usuario y contraseña y da clic en Acceder. En caso de que no cuentes con usuario nube CONTPAQi® da clic en Registrarse como nuevo usuario.

3. Después de iniciar con tu usuario y contraseña, se te asignará automáticamente a tu licencia, la aplicación CONTPAQi® Colabora, para 250 colaboradores.

4. Marca la casilla Enlazado con CONTPAQi® Colabora, para que se cree la interfaz y tengas la información disponible en la nube.

El sistema te mostrará un mensaje de confirmación, indicándote que te asegures que el correo con el que ingresaste es un correo corporativo o pertenece al dueño de la empresa, ya que esta cuenta de correo quedará relacionada como propietario de información en la nube. Si ingresaste con tu cuenta de empresa, haz clic en Sí.

Si deseas entrar con otra cuenta, haz clic en No y posteriormente da clic en el texto Cerrar sesión en CONTPAQi® Colabora color gris que se encuentra en la parte superior del módulo.

Si continuaste indicaste la opción Sí, en ese momento avanzará en el proceso de creación de la empresa de Colabora.

5. Se mostrará una nueva ventana desde la cual podrás crear la empresa de Colabora. (Recuerda que Colabora es un módulo en la nube). Te solicitará un Alias, que será el nombre con el que puedes identificar a tu empresa. Por omisión te sugerirá el nombre de la empresa. Haz clic en el botón Crear.

6. Te solicitará confirmación para la creación de la empresa, haz clic en Sí para que continúe con el proceso:

Comenzará un proceso de sincronización de los datos de la empresa y catálogos que se requieren para la configuración. Cuando termine de esta sincronización, preguntará si deseas consultar la bitácora.

Los catálogos que se sincronizan son: tipos de periodo, periodo, puestos, departamentos, turnos, tipos de incidencia.

7. Selecciona los empleados en los cuales deseas que tengan disponible Colabora.

Para la sincronización de colaboradores es requerido que cuenten con un correo electrónico y tengan capturado su RFC completo, con homoclave.

Una vez seleccionados los empleados, haz clic en Sincronizar. Y espera a que termine el proceso:

Al finalizar, podrás observar la bitácora. Y posteriormente se actualizará el estatus, indicando los empleados que ya se encuentran disponibles para Configurar en Colabora.

¡Listo! En este momento ya tienes empresa en Colabora, y ya se enviaron los registros de los empleados, para que puedas comenzar tu configuración en el módulo central en la nube.

8. Haz clic en el botón Colabora para que ingreses al módulo central nube desde el cual podrás invitar a tus empleados a Colabora, y podrás configurar sus horarios y centros de trabajo.

Módulo Integración con CONTPAQi® Colabora.

A continuación, te explicaremos a detalle cada una de las secciones de este módulo:

Empresa

En esta sección visualizarás los datos de la empresa de CONTPAQi® Nóminas. Estos datos son únicamente informativos, es decir, no podrán ser editables por el usuario. Los datos que visualizarás, son: RFC, Nombre de la empresa y Alias de la empresa

Configuración:

En la opción Configuración, se mostrará la información de la empresa que se creó en CONTPAQi® Colabora. Los información que visualizarás, es la siguiente:

• Enlazado a CONTPAQi® Colabora: Este parámetro te indica si la empresa tiene interfaz con Colabora.
• Empresa de CONTPAQi® Colabora: Visualizarás el Alias con el que la empresa de Colabora se creó.
• Licencia de CONTPAQi® Colabora: Se mostrará el detalle de la licencia adquirida en Colabora, así como el correo registrado como propietario de la información.

La información aquí mostrada, es únicamente informativa, no podrá ser modificada por el usuario.

Empleados:

En esta sección visualizarás los empleados que tienes dados de alta en tu empresa de CONTPAQi® Nóminas, mismos que serán importados a la empresa creada en CONTPAQi® Colabora.

¤ Pestaña Todos: En esta pestaña visualizarás Todos los empleados, es decir, los empleados que ya se encuentran registrados en CONTPAQi® Colabora, así como los empleados que aún no se han sincronizado hacia la empresa de Colabora.

¤ Pestaña En CONTPAQi® Colabora: En esta pestaña se mostrarán los empleados que ya se encuentran registrados en CONTPAQi® Colabora, es decir, el catálogo de Empleados, ya se ha sincronizado hacia la empresa de Colabora. En la columna Estatus CONTPAQi® Colabora, se mostrará como CONTPAQi® Colabora.

*Si aún no has realizado el proceso de Sincronizar información, esta pestaña se mostrará vacía.

¤ Pestaña No se encuentra en CONTPAQi® Colabora: En esta pestaña visualizarás a los empleados que aún no se encuentran registrados en CONTPAQi® Colabora. En la columna Estatus CONTPAQi® Colabora, se mostrará como N/A.

En cada una de estas pestañas, encontrarás los siguientes parámetros que te ayudarán a agilizar la búsqueda de los empleados que se enviará su información a la empresa de Colabora:

¤ Departamento: Se desplegará el listado de los Departamentos dados de alta en tu empresa de Nóminas. Por omisión, se mostrará el parámetro Todos.

¤ Líder directo: Se desplegará el listado de los empleados que tienen el cargo de Líder, es decir, que tienen empleados bajo su cargo.

¤ Estado Empleado: Se desplegará el listado de Estado del empleado, según lo registrado en el catálogo de Empleados.

¤ Buscar: Podrás realizar la búsqueda de registros por medio de palabras clave con base a las columnas mostradas en el grid.

Sobre-recibos:

Al seleccionar la opción Sobre-recibos, se mostrará la ventana de Parámetros de búsqueda, que te permitirá seleccionar un rango de periodos y empleados, para realizar la búsqueda de los sobre-recibos que se enviarán a la empresa de CONTPAQi® Colabora.

Los parámetros a configurar, son los siguientes:

• Registro patronal: listado de los registros patronales que estén dados de alta en la empresa de Nóminas.
• Tipo de periodo: listado de tipos de periodos, ordinario y extraordinario, configurados en la empresa de Nóminas.
• Ejercicio: listado del histórico de ejercicios procesados en la empresa, por omisión, se mostrará el ejercicio vigente.
• Periodo: listado de periodos dados de alta en tu empresa, por omisión, se mostrará el último periodo autorizado.
• Empleado inicial / Empleado final: rango de empleados a seleccionar.
• Formato representación impresa recibo electrónico: podrás asignar el formato para sobrerecibo según las necesidades de la empresa.
• Incluir sobre-recibos cancelados: podrás incluir los sobre-recibos que tengan estatus Cancelado.

Después de configurar los parámetros de búsqueda, haz clic en el botón Continuar. Visualizarás los sobre-recibos con estatus Timbrado, con base a los filtros seleccionados.

En esta pestaña, encontrarás los siguientes parámetros que te ayudarán a agilizar la búsqueda de los empleados que se enviará su información a la empresa de Colabora:

¤ Tipo documento: Se desplegará el listado de los Tipos de documentos: Normal, Finiquito, Extraordinario, Finiquito (Ordinario), Finiquito (Indemnización).

¤ Estado del recibo: Se desplegará el listado de los Estados del los sobre-recibos: Timbrado, Cancelado.

Sincronizar información:

Al realizar el proceso de Sincronizar información, se mostrará una ventana de confirmación para descargar las incidencias de la empresa de Colabora a la empresa de Nómina.

Se mostrará el siguiente mensaje: «¿Deseas descargar las incidencias de CONTPAQi® Colabora a tu empresa de Nóminas?.»

Al hacer clic en el botón Si, para continuar, se mostrará el avance del proceso de sincronización de información. Al finalizar el proceso, se mostrará el mensaje: «Sincronización realizada con éxito.»

Se genera una bitácora del proceso de sincronización, con el informe de los catálogos que fueron enviados a la empresa de Colabora.

Dentro de la BITÁCORA DE SINCRONIZACIÓN DE CATÁLOGOS ENVIADOS EN CONTPAQi® COLABORA, encontrarás la siguiente información:

Además, podrás Enviar a Excel la información si así lo requieres

Pasos a seguir como Colaborador

A continuación, conocerás los siguientes pasos a seguir como Colabora, para comenzar el registro de tu asistencia diaria: