Ahorra tiempo y saca el mayor provecho a tus herramientas
Si utilizas CONTPAQi® Contabilidad, probablemente hay procesos que podrías hacer más rápido de lo que imaginas.
Descargar y revisar CFDI, generar pólizas, comparar información o conciliar movimientos son actividades que pueden consumir varias horas al mes cuando se realizan de forma manual.
Y esto no solamente sucede en empresas que están buscando un nuevo sistema. También es común encontrar usuarios que llevan años trabajando con CONTPAQi® y no utilizan todas las herramientas disponibles.
Aquí te compartimos cinco procesos que vale la pena revisar.
1. Administrar y consultar tus CFDI
Los comprobantes fiscales son parte de prácticamente todo el proceso contable.
CONTPAQi® Contabilidad permite administrar, validar y clasificar CFDI dentro del Administrador de Documentos Digitales (ADD), para utilizarlos posteriormente en diferentes procesos contables y fiscales.
Además de concentrarlos, CONTPAQi® permite validar información del CFDI como su estructura, sello y cadena original, y utilizar esos comprobantes dentro del proceso contable.
Tienes la información fiscal mucho más cerca de la contabilidad y reduces el trabajo de buscar XML entre carpetas, correos y descargas.
2. Generar pólizas utilizando la información de tus XML
Si todavía capturas gran parte de tus pólizas manualmente, el contabilizador es una función de CONTPAQi® Contabilidad que vale la pena conocer.
Este permite aprovechar la información contenida en tus XML para facilitar la creación de los registros contables. A partir de los CFDI puedes establecer cómo quieres contabilizar determinadas operaciones y generar las pólizas con base en esa configuración, en lugar de capturar cada movimiento desde cero. CONTPAQi® también permite asociar los CFDI de Factura y Pagos con las pólizas correspondientes.
En lugar de revisar una factura y después volver a capturar manualmente su información en una póliza, puedes aprovechar los datos que ya existen en el CFDI para agilizar el proceso de contabilización.
Esto puede ser especialmente útil cuando manejas un volumen importante de comprobantes o movimientos que siguen una misma lógica contable, porque reduces trabajo repetitivo y mantienes un proceso más estandarizado.
3. Facilitar la conciliación y el control bancario
Cuando una empresa comienza a manejar más movimientos, comparar manualmente estados de cuenta, pagos, depósitos y registros contables puede consumir bastante tiempo.
Al complementar CONTPAQi® Contabilidad con CONTPAQi® Bancos pueden realizar conciliación manual o automática y clasificar movimientos por importe, fecha, referencia o número de cheque, además de generar pólizas y documentos que alimentan el proceso contable.
Si actualmente trabajas tu información bancaria y tu contabilidad completamente por separado, este puede ser uno de los primeros procesos que vale la pena revisar.
4. Detectar diferencias antes del cierre
Esperar hasta la declaración o el cierre del periodo para detectar una diferencia normalmente significa regresar a buscar CFDI, pólizas o movimientos que no coinciden.
CONTPAQi® Contabilidad cuenta con herramientas que puedes utilizar durante el mes para llevar un mejor control. Desde el Administrador de Documentos Digitales (ADD) puedes consultar tus CFDI y relacionarlos con sus pólizas; además, puedes apoyarte en la balanza de comprobación y los reportes contables y fiscales para revisar que la información registrada sea consistente antes de llegar al cierre.
Por ejemplo, una buena revisión previa puede ayudarte a identificar:
- CFDI que todavía no están asociados a una póliza.
- Diferencias entre los importes del CFDI y lo registrado contablemente.
- Movimientos o saldos que requieren revisión en la balanza.
- Información pendiente antes de preparar la contabilidad electrónica o las declaraciones.
La ventaja no está solamente en cumplir: está en detectar las diferencias durante el proceso.
5. Integrar procesos que hoy trabajas por separado
Este es un escenario bastante común: La empresa factura en un sistema, administra pagos en otro y después alguien vuelve a capturar parte de esa información en contabilidad.
Cuando ya utilizas diferentes soluciones CONTPAQi®, vale la pena revisar qué información puede integrarse entre ellas.
Una implementación adecuada puede reducir capturas duplicadas y hacer que la información fluya mejor entre los procesos administrativos, bancarios y contables.
¿Ya tienes CONTPAQi®? Tal vez puedes aprovecharlo mejor
No siempre necesitas cambiar de sistema para mejorar un proceso. A veces el problema está en una configuración que nunca se terminó, una herramienta que el equipo no conoce o simplemente un proceso que lleva años realizándose de la misma manera.
En Siscofin somos Distribuidor Autorizado CONTPAQi® y ayudamos a empresas y despachos con la implementación, configuración, actualización y soporte de sus sistemas.
Si ya utilizas CONTPAQi® Contabilidad, podemos ayudarte a revisar tu operación actual e identificar oportunidades para aprovechar mejor tu sistema.
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