¿Cómo enviar documentos vía WhatsApp desde mi CONTPAQi® Comercial?
A partir de la versión 11.0.1 de CONTPAQi® Comercial, el sistema te permitirá enviar mensajes y/o documentos (PDF, XML, y/o ZIP) a los clientes y proveedores a través del número de celular por medio de la aplicación de escritorio de WhatsApp.
Consideraciones previas
- Se deberá contar con la aplicación de escritorio de WhatsApp instalada en tú equipo de cómputo con Windows 10 versión 18362.0 o posterior, por lo que se recomienda haber iniciado sesión en dicha aplicación para poder enviar los documentos de manera más ágil.
- Esta funcionalidad no estará disponible para Widows Server.
- Es recomendable tener una Plantilla de Formato Digital configurada desde tú concepto, de lo contrario, al momento de enviar el documento por WhatsApp, el sistema pedirá una plantilla para poder seleccionarla.
- Recuerda configurar tú concepto en caso de Timbrar y Entregar a la vez para agilizar el proceso de envío.
La opción para el envío por WhatsApp estará disponible para los siguientes tipos de documento:
| Ventas | Compras | Clientes | Proveedores |
| Facturas | Compras | Abonos del cliente | Abonos del proveedor |
| Cotizaciones | Cotización del Proveedor | Cargos del cliente | Cargos del proveedor |
| Pedidos | Orden de compra | ||
| Remisiones | Consignación del Proveedor |
¿Como configuro el envío?
Cátalogo de Clientes y Proveedores
Dentro del catálogo de clientes y proveedores, pestaña 2. Emitir/Enviar, sección Información de entrega, podrás capturar el «Número de WhatsApp» correspondiente para el envío de mensajes y/o documentos.
Documentos
Desde el menú Opciones dentro de los documentos ya sean ya sean timbrados, cancelados o sin timbrar, se incluye la opción de «Enviar por WhatsApp – Ctrl + W» .
Consideraciones
- Los documentos de inventario no tendrán la opción «Enviar por WhatsApp – Ctrl + W»
- Al momento de empezar a generar un documento nuevo, la opción antes mencionada estará deshabilitada, por lo que tendrás que capturar los datos del documento.
- La opción estará deshabilitada si el documento se encuentra bloqueado.
- No existen permisos específicos de perfil de usuario para dicha opción.
- En caso de tener un número de teléfono capturado en el catálogo del cliente o proveedor, a dicho número es al que se enviará el documento, de lo contrario, se podrá seleccionar el contacto al que se quiere enviar el documento.
Al dar clic en el botón «Enviar por WhatsApp – Ctrl + W». se abrirá una ventana del navegador predeterminado, en dónde podrás abrir la aplicación de WhatsApp e ir al Chat directamente y poder enviar mensajes y/o documentos correspondientes a tu cliente o proveedor.
Al abrir la aplicación ya instalada, podrás visualizar los contactos de tus clientes o proveedores, por lo que ya aparecerán los documentos pegados automáticamente y podrás enviar el mensaje.
- Considera que, antes de 5 segundos el o los documentos se pegarán automáticamente en el chat, de lo contrario, pasado dicho tiempo, deberás pegar tú o tus documentos a través de la combinación de teclas <Ctrl + V>.
- Se recomienda realizar el proceso antes de este periodo de tiempo (5 segundos), para que el documento se pegue automáticamente en la aplicación de WhatsApp.
- La funcionalidad del pegado del documento automático, sólo estará disponible en la aplicación de WhatsApp de Escritorio (Desktop) y sólo si se cuenta con un número telefónico.
Importante
- Deberás tener instalada y utilizar la aplicación de WhatsApp en tu equipo.
- En caso de utilizar la página web de WhatsApp, en esta, no se podrán pegar tus documentos en la página web de WhatsApp.
- En caso de no tener ningún mensaje configurado, se enviará y mostrará un texto vacío (» «).
- Para el caso del mensaje de texto, éste, estará configurado por empresa – usuario, y podrá ser modificado desde la aplicación de WhatsApp antes de enviar el documento.
Toma en cuenta la siguiente consideración importante:
En caso de no poder pegar el archivo adjunto a través de la combinación de teclas <Ctrl + V> en la aplicación de WhatsApp Escritorio (Desktop), se deberá habilitar el «control de cuentas de usuario», para esto, ingresa al CMD como administrador, y ejecuta el siguiente comando:
%windir%\System32\reg.exe ADDHKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\System /v EnableLUA /t REG_DWORD /d 1 /f
Posteriormente, reinicia el equipo y valida que se permita el pegado del archivo. Ten en cuenta que, a pesar de la solución anterior, en caso de persistir el problema del pegado del documento o archivo, el detalle se pudiera encontrar en alguna configuración dentro del perfil del usuario del sistema operativo.
Ventana Timbrado y/o Envío de Documentos Digitales
Desde las ventanas de Timbrado y/o Envío de Documentos Digitales, podrás seleccionar en el campo «Por medio de»: la opción WhatsApp, para poder enviar el documento a tú cliente o proveedor.
Al seleccionar la opción WhatsApp, aparecerá la sección «Configuración de WhatsApp», en donde deberás seleccionar una de las siguientes opciones:
- Utilizar número del cliente: Si el número ya se capturó anteriormente desde el catálogo de Clientes y/o Proveedores, automáticamente aparecerá en el campo sin poder ser modificado.
- Utilizar número alternativo: Tendrás la posibilidad de elegir esta opción, para poder capturar un número alternativo.
- No indicar número: Esta opción te servirá cuando no requieras indicar un número de WhatsApp, pero al timbrar o enviar el documento se abrirá la ventana para Ir al chat de tus clientes o proveedores y así poder elegirlo.
Si el cliente o proveedor asociado al documento tiene asignado un número de WhatsApp en el catálogo de Clientes o Proveedores, por omisión, se utilizará la opción «Utilizar número de cliente» por lo que se mostrará el número del cliente o proveedor en modo lectura, es decir; no se podrá editar dicho número.
En caso de que el cliente o proveedor asociado al documento no tenga asignado un número de WhatsApp en el catálogo de Clientes o Proveedores, se deberá seleccionar la opción «Utilizar número alternativo» y se podrá capturar en el campo correspondiente.
Además, se podrá capturar texto para enviarlo al cliente o proveedor a través del WhatsApp, y podrás habilitar la opción «Recordar mensaje», para futuros envíos de documentos al cliente o proveedor.
- En caso de modificar el mensaje de texto, y no habilitar la opción «Recordar Mensaje», y posteriormente cerrar la ventana sin dar clic en el botón Aceptar, no se guardará el mensaje, y el texto modificado sólo aparecerá para dicho envío, por lo que sólo se mostrará el último mensaje que se guardó / aceptó y configuró para cada perfil de usuario.
- El mensaje de texto se podrá configurar y enviar junto con los documentos, por lo que ésta funcionalidad se configura por cada perfil de usuario.
- Sí tienes habilitada la opción «Recordar Mensaje» y tienes un mensaje de texto ya incluido, y posteriormente agregas o quitas información en dicho mensaje deshabilitando la opción «Recordar Mensaje» aceptando el envío del nuevo mensaje, en futuros envíos de documentos ya no se visualizará ni guardará dicho mensaje y aparecerá la sección en blanco.
- En caso de seleccionar la opción «No indicar número» y tener un mensaje de texto configurado, se abrirá WhatsApp para poder elegir un contacto y poder enviar el documento, de lo contrario, sino se tiene un mensaje de texto configurado, sólo se abrirá la aplicación de WhatsApp.
Después de timbrar y/o generar el documento, se abrirá una ventana del navegador predeterminado, en dónde podrás abrir la aplicación de WhatsApp e ir al Chat directamente y poder enviar mensajes y/o documentos correspondientes a tu cliente o proveedor.
Al abrir la aplicación ya instalada, podrás visualizar los contactos de tus clientes o proveedores, por lo que ya aparecerán los documentos pegados automáticamente y podrás enviar el mensaje.
- Considera que, antes de 5 segundos el o los documentos se pegarán automáticamente en el chat, de lo contrario, pasado dicho tiempo, deberás pegar tú o tus documentos a través de la combinación de teclas <Ctrl + V>.
- Se recomienda realizar el proceso antes de este periodo de tiempo (5 segundos), para que el documento se pegue automáticamente en la aplicación de WhatsApp.
- La funcionalidad del pegado del documento automático, sólo estará disponible en la aplicación de WhatsApp de Escritorio (Desktop) y sólo si se cuenta con un número telefónico.
Consideraciones:
- Si el cliente o proveedor asociado al documento tiene registrado un número, se abrirá el chat con el número de WhatsApp del cliente en automático después de abrir WhatsApp.
- Si el cliente o proveedor asociado al documento no tiene registrado un número, sólo se abrirá WhatsApp.
Importante:
Deberás tener instalada y utilizar la aplicación de WhatsApp en tu equipo.
En caso de utilizar la página web de WhatsApp, en esta, no se podrán pegar tus documentos en la página web de WhatsApp.
En caso de no tener ningún mensaje configurado, se enviará y mostrará un texto vacío (» «).
Para el caso del mensaje de texto, éste estará configurado por empresa – usuario, y podrá ser modificado desde la aplicación de WhatsApp antes de enviar el documento.
Toma en cuenta la siguiente consideración importante:
En caso de no poder pegar el archivo adjunto a través de la combinación de teclas <Ctrl + V> en la aplicación de WhatsApp Escritorio (Desktop), se deberá habilitar el «control de cuentas de usuario», para esto, ingresa al CMD como administrador, y ejecuta el siguiente comando:
%windir%\System32\reg.exe ADD HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\System /v EnableLUA /t REG_DWORD /d 1 /f
Posteriormente, reinicia el equipo y valida que se permita el pegado del archivo.
- Ten en cuenta que, a pesar de la solución anterior, en caso de persistir el problema del pegado del documento o archivo, el detalle se pudiera encontrar en alguna configuración dentro del perfil del usuario del sistema operativo.
Modelo Electrónico de Exportación
En las pestañas Clientes y Proveedores del Modelo de Exportación en Excel, se adiciona la opción 7 = WhatsApp para poder capturar el número correspondiente del cliente o proveedor y poder exportar a tu sistema comercial dichos números de manera masiva.
Pestaña Clientes / Pestaña Proveedores
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